Implementarea în România a sistemelor obligatorii, precum e-Factura sau raportarea SAF-T, a arătat clar că tranziția către digital nu mai poate fi amânată. În prezent, lipsa digitalizării înseamnă nu doar întârzieri și erori, ci și costuri suplimentare, dificultăți în interacțiunea cu autoritățile fiscale și riscuri de sancțiuni care pot afecta serios stabilitatea unei afaceri, consideră specialiștii TPA Romania, companie de top în Europa Centrală și de Est, specializată în contabilitate, fiscalitate, audit financiar și consultanță juridică.
„Introducerea e-Factura a accelerat procesul de digitalizare, obligând companiile să adopte soluții digitale pentru emiterea și gestionarea facturilor. Aceasta măsură a fost esențială pentru creșterea transparenței fiscale și reducerea evaziunii, dar a reprezentat o provocare pentru firmele de dimensiune mai redusă, care au fost nevoite să investească rapid în tehnologie, adaptându-și bugetele din mers. În prezent, funcționarea unei companii fără digitalizarea proceselor contabile devine din ce în ce mai dificilă, afectând competitivitatea și eficiența operațională, dar, mai presus de toate, presupune costuri suplimentare în a răspunde cerințelor de clarificare venite din partea autorităților sau poate implica amenzi generate de calitatea datelor raportate”, explică Maria Junghiatu, partener în cadrul TPA Romania.
Investițiile în digitalizarea proceselor contabile variază în funcție de dimensiunea companiei și de complexitatea operațiunilor. O companie mică poate începe cu un buget de 1.000-2.000 de euro, pentru software de contabilitate și instruirea personalului, în timp ce o companie mare poate investi zeci de mii de euro, în sisteme integrate și personalizate.
„În domeniul financiar-contabil, digitalizarea oscilează între a fi o obligație și o opțiune strategică. Pentru companiile mari, unde volumul de date și complexitatea proceselor impun soluții eficiente, digitalizarea este adesea o necesitate pentru conformitate și performanță. În schimb, pentru companiile mici și mijlocii, aceasta poate fi o oportunitate de a economisi resurse și de a optimiza procesele, adoptând treptat soluții digitale scalabile”, spune Maria Junghiatu.
În practică, specialiștii TPA Romania au identificat o serie de provocări cu care se confruntă firmele care doresc să digitalizeze contabilitatea: costurile inițiale mari, rezistența la schimbare din partea angajaților, lipsa competențelor interne sau dificultățile de integrare a noilor sisteme cu cele existente. „Provocările cresc în cazul companiilor din afara României care au reprezentanțe locale, din cauza cerințelor fiscale specifice țării noastre, cum ar fi raportarea SAF-T sau e-Factura, care sunt mai ample și mai detaliate comparativ cu alte țări. Astfel se explică de ce costurile de raportare fiscală pot fi mai mari în România”, precizează Maria Junghiatu.
Digitalizarea proceselor financiar-contabile este esențială în industriile care gestionează volume mari de date și necesită conformitate strictă cu reglementările fiscale. „Printre industriile cu cea mai mare nevoie de digitalizare se numără sectorul financiar-bancar, unde reglementări specifice și cerințele complexe de raportare impun soluții digitale avansate. De asemenea, retailul și e-commerce-ul trebuie să optimizeze experiența clientului și să asigure conformitatea prin digitalizarea proceselor de plată. Și industria energiei, puternic reglementată, are nevoie de implemetări tehnologice dedicate. În schimb, domenii precum agricultura și construcțiile au un ritm mai lent de digitalizare, din cauza naturii activităților și a lipsei infrastructurii tehnologice adecvate”, spune Maria Junghiatu.
Într-un mediu fiscal tot mai exigent, digitalizarea joacă un rol semnificativ în asigurarea conformității fiscale și reducerea riscului de penalizări. De exemplu, raportarea SAF-T (Standard Audit File for Tax), impusă în România, necesită respectarea formatului standard OECD, obligând companiile să utilizeze soluții digitale avansate pentru generarea și transmiterea fișierelor conform cerințelor. Automatizarea proceselor asigură acuratețe în colectarea și prelucrarea datelor, minimizând riscul de neconformitate. Totodată, digitalizarea facilitează respectarea termenelor impuse de autorități și transparența în comunicarea cu acestea, protejând astfel companiile de potențiale penalizări sau sancțiuni, care, spun consultanții TPA Romania, nu sunt de neglijat prin impactul pe care îl au asupra bunei desfășurării a activității.
Tehnologii precum RPA (Robotic Process Automation) sunt deja folosite la scară largă pentru automatizarea activităților repetitive, de la reconcilierea conturilor până la generarea rapoartelor sau gestionarea facturilor. În prezent, soluțiile folosite de companii sunt diverse și pot implica de la alternative simple de automatizare până la cele mai complexe, care se bazează pe inteligența artificială, în functie de complexitatea proceselor pe care le susțin și a bugetelor alocate digitalizării. În practică, aceste soluții pot fi distincte de softul de bază al evidenței contabile, ceea ce implică și costuri la nivel de integrare, spun specialiștii TPA Romania.
Tendințele actuale în digitalizarea proceselor financiar-contabile includ adoptarea tehnologiilor emergente precum inteligența artificială (AI), blockchain și automatizarea avansată. AI permite analiza predictivă și automatizarea proceselor complexe, reducând erorile și îmbunătățind luarea deciziilor, blockchain asigură transparența și securitatea datelor, fiind utilizat pentru audituri și conformitate fiscală, iar automatizarea avansată, prin RPA, simplifică sarcinile repetitive și crește eficiența operațională.
„Pentru a se pregăti, companiile trebuie să investească în infrastructura tehnologică, să instruiască angajații și să colaboreze cu experți pentru integrarea acestor soluții. Aceste tehnologii transformă practicile tradiționale prin eliminarea proceselor manuale, reducerea costurilor și creșterea vitezei de procesare, oferind companiilor un avantaj competitiv semnificativ. Ele nu doar optimizează procesele, ci schimbă complet modul de lucru, trecând de la metode manuale și consumatoare de timp la soluții rapide, eficiente și sigure. Toate aceste soluții evoluate de operare asigură în timp reducerea erorilor, creșterea productivității și accesibilitatea datelor, susținând faptul că nu avem de-a face doar cu o tendință, ci cu un factor cheie al succesului operațional”, concluzionează Maria Junghiatu.
